Hybridevent
En maxad festival för 2500 tittare.
Kund
Kontakt
Moa Nadj, Client Manager
+46 709-56 61 35
moa.nadj@eventyrnineyards.se
Uppdraget
Uppdragsgivaren har en långtgående tradition som de håller varmt om hjärtat. I flera decennier har de varje år samlat alla anställda för en gemensam festkväll strax innan jul. Det är ett viktigt tillfälle som alla ca 3000 anställda ser fram emot under året eftersom det helt enkelt är deras kväll, ett festligt tillfälle de skapar tillsammans.
2021 blev ett år kantat av den rådande pandemin, men det var inget som stoppade planerna för den årliga festen. Vi fick därmed förtroendet att skapa ett hybridevent med syfte att engagera och inkludera alla medarbetare.
Utmaningen
Enligt traditionen är det av yttersta vikt att detta event inkluderar de anställda i programmet. Varje år skapar de därför underhållningen själva i form av egenskrivna spexnummer. Engagemanget är stort och skaparglädjen ett faktum, något som också bidrar till starkare sammanhållning mellan avdelningarna på företaget.
Syftet med eventet är att skapa en festlig tillställning för alla medarbetare, att fira tillsammans, hylla varandra och känna stolthet över att vara en del på denna stora arbetsplats. Utmaningen låg därför i att lyckas hitta ett format som kändes spännande och inkluderande både för publiken på plats i studion liksom för tittarna som streamade sändningen hemifrån.
Lösningen
Vi skapade ett hybridevent med inspiration från ett format som de flesta känner till, en stor folkfest från svensk TV med syfte att engagera och inkludera medarbetarna. Vi använde formatet av musikfestivalen som får flera miljoner människor att arrangera sin egna mini-mello och klä upp sig hemma i TV-soffan.
Detta format blev perfekt för alla medarbetare som fick ta del av en festival fullspäckad med musik, spex och unika shownummer skapade och framförda av deras egna kollegor.
9 tävlande lag fick framföra sina spex live i studion och precis som på Mello så var det tittarna där hemma som fick rösta fram en vinnare av Årets Spex. Som vid alla viktiga tävlingar så fanns det självklart vissa regler att förhålla sig till:
– Spexnumret fick max vara 3 min långt
– Spexnumret skulle på något sätt förhålla sig till temat ”hyllningar”
– Spexnumret skulle planeras, övas in och framföras live på scen av alla lagmedlemmar
I studion som vi byggde upp på Clarion Hotel Post rymdes 100 gäster som alla var involverade i programmet på något sätt. Tre interna moderatorer drev programmet med ett väl inövat manus. I studion fanns även en jury som fick dela med sig av sina hyllningar och kommentarer. Kvällen formades också av den showgrupp som fick inleda programmet med ett spektakulärt öppningsnummer tillsammans med programledarna. Denna showgrupp stod även för pausunderhållningen under omröstningen.
Studion byggdes upp med en pampig scenlösning, stora LED-skärmar och mycket scenteknik för extra effekter. För att hitta den rätta känslan på sändningen satsade vi på en uppsättning av 4 bemannade kameror varav en kran stod för snygga åkningar över scen samt en steady cam för att komma nära alla tävlande vid intervjuer i green room. Hela sändningen hade hög komplexitet rent teknisk som bland annat styrde hela 46 mikrofoner, 4 kameror, ljussättning, rörlig grafik. Allt i synk med musik, dans, repliker och textning.
För alla som satt hemma hade vi skickat ut ett litet event kit med godsaker för att ytterligare bjuda in till den festliga stämningen. Via kundens sociala plattform kunde vi skapa en kanal för kommunikation som byggde upp känsla och pepp inför, under och efter eventet. Varje tävlande lag hade här möjlighet att marknadsföra sig själva och kollegorna fick chansen att boosta sina medarbetare.
En utav önskningarna från uppdragsgivaren var att eventet skulle stärka sammanhållningen bland de anställda på företaget. Därför tog vi fram en programpunkt där de anställda fick chansen att i förväg, nominera och hylla sina kollegor till olika hedervärda priskategorier: Tribute to the kindest, Tribute to the most inclusive, Tribute to the ray of sunshine. När alla vinnare var korade överraskade vi dem med ett kamerateam och pris på arbetsplatsen. Detta blev förinspelade inslag i direktsändningen och visade sig vara otroligt uppskattat.